مرتب سازی اسناد در سیستم مالی
شراره ریاضت
پیوست
شرح
راهکار
مسیر فرم: مالی - عملیات - مرتب سازی اسناد
مرتبسازی اسناد حسابداری الزاماً اجباری نبوده و لزومی به انجام سالانه آن وجود ندارد. اما با توجه به اینکه ممکن است قطعی کردن اسناد به صورت دستی انجام شده باشد و شماره قطعی از نظر تاریخی مرتب شده نباشد از این امکان استفاده میشود و یا در مواردی که نیاز به قرارگیری اسناد در ترتیب خاصی در تاریخ معینی باشد (مانند ثبت سند افتتاحیه با اولین شماره یا تعیین تقدم و تأخر اسناد)، میتوان از قابلیت «مرتبسازی پیشرفته» در آن استفاده نمود.
پیشنیاز اصلی مرتبسازی: کلیه اسناد سال مورد نظر باید در وضعیت قطعی باشند زیرا مرتب سازی فقط مربوط به شماره قطعی سند است
بهطور معمول، این عملیات پس از ثبت اسناد بستن حسابها و اختتامیه انجام میشود. پیش از آغاز مرتبسازی، لازم است از قطعی شدن کلیه اسناد سال مربوطه اطمینان حاصل شود؛ بدین معنا که اسناد در وضعیت نهایی قرار گرفته و امکان ویرایش آنها وجود نداشته باشد.
برای این منظور میتوان از فرم «گردش دستهجمعی اسناد» (مسیر فرم : مالی - عملیات - گردش دسته جمعی اسناد) استفاده کرد و اسناد باقیمانده در وضعیت "پست نشده" یا "پست شده"را قطعی نمود؛ چرا که فرآیند مرتبسازی بر اساس شماره قطعی اسناد انجام میپذیرد. این کار در دو مرحله انجام میشود:
مرحله اول: پست کردن دسته جمعی اسناد موقت (پیشنویس)
- در فرم »گردش دستهجمعی اسناد«، گزینه »پست نشده« را انتخاب کنید.
- اسناد مورد نظر خود را از لیست نمایش داده شده انتخاب نمایید. (در صورتیکه از میان سندهای پست نشده سندی معتبر نیست و نباید باشد باید از طریق خود فرم سند حسابداری حذف شود.)
- دکمه » گردش کار دستهجمعی« فعال خواهد شد. با کلیک بر روی آن، تمامی اسناد انتخابی پست شده میشوند.
مرحله دوم: قطعی کردن دسته جمعی اسناد پستشده
- در همین فرم، حالا گزینه » پست شده« را انتخاب کنید تا فهرست اسناد پستشده نمایش داده شود.
- اسناد مورد نظر را انتخاب کرده و مجدداً از دکمه »گردش کار دستهجمعی« استفاده کنید.
- این اقدام باعث قطعیشدن اسناد و اختصاص شماره قطعی به آنها میگردد.
معیارهای مرتبسازی:
۱. بر اساس تاریخ سند
۲. بر اساس ترکیب تاریخ سند و شماره موقت
پس از انتخاب سال مالی و معیار مورد نظر، با فعالسازی گزینه «مرتبسازی خودکار»، شماره قطعی اسناد بهطور خودکار مرتب خواهند شد. همچنین در صورت نیاز، بعد از مرتب سازی خودکار با فعال سازی گزینه «مرتبسازی پیشرفته»، امکان جابهجایی دستی اسناد در یک روز خاص (مانند اولین روز سال مالی) از طریق فلشهای موجود در فرم نیز فراهم است تا ترتیب مورد نظر (مانند در اولویت قرار گرفتن سند افتتاحیه) اعمال گردد. با انجام این عمل شماره سند نهایی جابه جا میشوند و شماره سند موقت تغییری نمیکنند.
توجه:
پس از تأیید نهایی مرتبسازی، این قابلیت غیرفعال شده و امکان تغییر شماره قطعی اسناد و هیچگونه تغییر در اسناد حسابداری وجود نخواهد داشت. در نتیجه، در صورت اهمیت ترتیب اسناد (بهویژه برای اسناد مهمی چون افتتاحیه و اختتامیه)، انجام دقیق و بهموقع این فرآیند ضروری است.