رکورد منتشرشده

مسیر فرم: مالی - گزارشات - دفاتر الکترونیک

دفاتر قانونی مجموعه اسنادی هستند که کلیه رویدادهای مالی (خرید، فروش، درآمد، هزینه و…) باید به‌ترتیب تاریخ وقوع در آن‌ها ثبت و نگهداری شوند تا مبنای رسیدگی مالیاتی قرار گیرند. در نسخه نوین، همین کارکرد در دفاتر الکترونیکی ادامه می‌یابد؛ با این تفاوت که ثبت، نگهداری، گزارش‌گیری و حسابرسی در فضای ابری و «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» انجام می‌شود. این انتقال باعث کاهش خطای انسانی، افزایش سرعت و شفافیت، و دسترسی آسان به گزارش‌ها شده و الزامات طبقه‌بندی و ارائه را نیز همسو با استانداردهای حسابداری حفظ می‌کند.تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی به‌عنوان یکی از جدیدترین تکالیف مؤدیان مشمول پلمپ، جایگزین قطعی دفاتر کاغذی شده است. با راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و اتصال آن به درگاه سازمان امور مالیاتی، فرآیند ثبت، بایگانی و ارائه دفاتر از شکل دستی و فیزیکی به فضای ابری و در قالب فایل‌های استاندارد )اکسلCSV/  ) منتقل شده است.

مطابق تصویر در سیستم مالی در بخش گزارشات، منویی با عنوان دفاتر الکترونیک اضافه گردیده است :

• فیلتر سال مالی به صورت پیش‌فرض بر روی سال جاری تنظیم شده و قابلیت تغییر دارد.
• فیلتر از تاریخ تا تاریخ با تغییر سال مالی به طور خودکار تاریخ ابتدای سال مالی تا پایان آن را نمایش می‌دهد و امکان انتخاب بازه دلخواه در سال مالی وجود دارد.
• فیلترهای برحسب حساب و نمایش سند برای روش تجمیع ریزگردش غیرفعال بوده ، ولی برای سایر روش‌های تجمیع قابل انتخاب می‌باشند.
• فیلتر سطح حساب دارای دو گزینه حساب کل و معین است. در صورت انتخاب معین، در گرید گزارش ستون‌های کد حساب کل، عنوان حساب کل، کد معین و عنوان معین مقداردهی شده‌اند و گردش برحسب معین نمایش داده می‌شود. در صورت انتخاب کل، ستون‌های معین خالی و گردش برحسب کل ارائه می‌گردد.
• فیلتر روش تجمیع شامل چهار حالت است:
  1. ریز گردش
  2. سرجمع روز
  3. سرجمع نیمه ماه
  4. سرجمع ماه
     روش پیش‌فرض بر روی ریز گردش تنظیم شده است.
• شرح روش‌های تجمیع:

               - ریز گردش، اسناد را به صورت تفکیکی و به ریز سند نمایش می‌دهد.

               - سرجمع روز، اسناد یک روز را بر اساس سطح حساب و فیلترهای کاربر بصورت جمع‌بندی روزانه ارائه می‌کند.

               - سرجمع نیمه ماه، اسناد را بر اساس تقسیم‌بندی نیمه اول (تاریخ‌های ۱ تا ۱۵) و نیمه دوم ماه (16 تا پایان ماه) و با در نظر گرفتن سطح حساب و فیلترهای کاربر، به صورت تجمیع نیمه ماه نشان می‌دهد.

               - سرجمع ماه، اسناد یک ماه را به صورت تجمیع ماهانه با تاریخ آخر ماه ارائه می‌کند.

• فیلتر وضعیت سند شامل گزینه‌های پست شده و نهایی شده است.
• ستون شرح در گزارش به شرح زیر نمایش داده می‌شود:

               - در حالت ریزگردش، شرح از آرتیکل سند استخراج می‌گردد.

               - در حالت تجمیع روزانه، خلاصه اسناد مربوط به روز مورد نظر (مثال: 29/06/1404) نشان داده می‌شود.

               - در حالت تجمیع نیمه ماه، خلاصه اسناد تا تاریخ تعیین شده (مثال: 15/06/1404) نمایش داده می‌شود.

               - در حالت تجمیع ماه، خلاصه اسناد ماه مورد نظر (مثال: فروردین 1404) ارائه می‌گردد.

• ستون‌های گرید در گزارش مطابق با فایل اکسل سازمان و به ترتیب از راست به چپ به شرح زیر می‌باشند:
  ردیف - تاریخ - کد حساب کل - عنوان حساب کل - کد حساب معین - عنوان حساب معین - شرح - مبلغ بدهکار (ریال) - مبلغ بستانکار (ریال)

• نکات ستون ردیف:

               - در روش ریز گردش، ستون "ردیف" با شماره سند موقت پر شده و نشان‌دهنده تفکیک سند است.

               - در روش‌های تجمیع، در صورت تکرار تاریخ، شماره ردیف‌ها نیز یکسان بوده و تراز آنها لحاظ می‌شود.

• امکان خروجی گرفتن گزارش به فرمت‌های اکسل و CSV وجود دارد. طبق ولیدیشن‌های سازمان، فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV صادر شوند.
• امکان فیلتر سرتیتر ستون‌ها (سر ستون) در گرید نیز فراهم است.

ولیدیشن‌های  اعلام شده توسط سازمان امور مالیاتی کاملا در سیستم GNG+ کنترل می‌گردند:

• فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• حجم فایل CSV حداکثر باید 100MB باشد.
• اطلاعات ثبت شده در فایل باید در یک صفحه (شیت) قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستون‌ها در فایل مطابق عنوان اکسل موجود در سامانه تنظیم شود.
• ثبت اطلاعات ستون‌های «کد حساب معین»، «عنوان حساب معین»، و «شرح» اختیاری است.
• اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی مشخص و یا مجموعه‌ای از رویدادهای مالی در یک بازه زمانی مشخص (مانند تجمیع رویدادهای ماهیانه)، می‌بایست با ردیف یکسان و تاریخ یکسان ثبت شوند.
• در ستون «شرح»، حداکثر امکان ثبت 255 کاراکتر وجود دارد.
• مقادیر قابل ثبت در ستون های «مبلغ بدهکار» و «مبلغ بستانکار» تنها شامل مقادیر «عددی» و با واحد «ریال» است.
• در هر ردیف جمع مقادیر ثبت شده در ستون «مبلغ بدهکار» با جمع مقادیر ثبت شده در ستون «مبلغ بستانکار» برابر باشد.
• در هر سطر از فایل، تنها یکی از ستون های «مبلغ بدهکار» و یا «مبلغ بستانکار» دارای مقدار و دیگری خالی یا صفر باشد.
• فرمت تاریخ قابل ثبت در هر سطر به شکل YYYY/MM/DD است. مثال: 1404/04/26
• تاریخ هر ردیف ثبت شده در فایل در محدوده بازه زمانی تعیین شده برای بارگذاری فایل قرار داشته باشد.

با بهره‌گیری از این گزارش، شرکت‌ها قادر خواهند بود به راحتی خروجی دفاتری که مورد تایید سازمان امور مالیاتی است را تهیه کرده و در سامانه دارایی بارگذاری نمایند.